Backoffice voor bedrijven en ZZP | Backoffice uitbesteden
Payroll Uitbesteden
Externe salarisadministratie
Payroll uitbesteden: alles wat je moet weten
Als ondernemer komt er veel op je af. Naast het runnen van je bedrijf ben je ook verantwoordelijk voor de salarisadministratie. Dit kan veel tijd en energie kosten en daarom overwegen steeds meer ondernemers om hun payroll uit te besteden. In dit artikel bespreken we alles wat je moet weten over payroll uitbesteden, inclusief de voordelen, kosten en werkwijze.
Waarom zou je payroll uitbesteden?
Er zijn verschillende redenen waarom ondernemers ervoor kiezen om hun payroll uit te besteden. Hieronder bespreken we de belangrijkste voordelen:
Bespaar tijd en geld
Het uitbesteden van je payroll kan veel tijd besparen. Het kost namelijk veel tijd om de salarisadministratie op orde te houden en op de hoogte te blijven van de actuele wet- en regelgeving. Door je payroll uit te besteden heb je meer tijd om je te richten op de groei van je bedrijf.
Daarnaast kan het ook financieel aantrekkelijk zijn om je payroll uit te besteden. Het payroll bedrijf neemt namelijk ook de verantwoordelijkheid voor het afdragen van premies en belastingen. Dit kan tot kostenbesparing leiden omdat het payroll bedrijf vaak schaalvoordelen heeft.
Meer flexibiliteit
Een ander voordeel van payroll uitbesteden is dat je meer flexibiliteit hebt in het aannemen van personeel. Bij een payroll constructie is het payroll bedrijf namelijk de juridische werkgever en niet jij als ondernemer. Hierdoor kan het payroll bedrijf bijvoorbeeld ook de verplichtingen bij ziekte en arbeidsongeschiktheid overnemen. Dit kan de flexibiliteit van je bedrijf vergroten.
Minder risico’s en verantwoordelijkheden
Door je payroll uit te besteden kun je als ondernemer ook de risico’s en verantwoordelijkheden op het gebied van arbeidsrecht en salarisadministratie beperken. Het payroll bedrijf is namelijk verantwoordelijk voor het naleven van de wet- en regelgeving en het afdragen van de bijbehorende premies en belastingen. Dit kan je als ondernemer veel zorgen uit handen nemen.
Wat zijn de kosten van payroll uitbesteden?
De kosten van payroll uitbesteden zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het aantal medewerkers en de complexiteit van de salarisadministratie. Vaak wordt er gewerkt met een tarief per medewerker per maand. Dit tarief kan variëren van enkele tientallen euro’s tot enkele honderden euro’s per medewerkerper maand.
Naast het tarief per medewerker kunnen er ook nog aanvullende kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld voor extra diensten of advies. Het is daarom verstandig om vooraf een duidelijk beeld te hebben van de kosten en eventuele bijkomende kosten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Hoe kies je het juiste payroll bedrijf?
Als je besluit om je payroll uit te besteden, is het belangrijk om het juiste payroll bedrijf te kiezen. Hieronder vind je een aantal tips om het juiste payroll bedrijf te kiezen:
Bekijk referenties en reviews
Een goede manier om te achterhalen of een payroll bedrijf betrouwbaar is, is door referenties en reviews te bekijken. Vraag andere ondernemers in je netwerk naar hun ervaringen of zoek online naar reviews.
Controleer de certificering
Het is belangrijk om te controleren of het payroll bedrijf is gecertificeerd. Certificeringen geven aan dat het payroll bedrijf voldoet aan bepaalde kwaliteitsnormen en wet- en regelgeving. De belangrijkste certificeringen voor payroll bedrijven zijn NEN 4400-1 en ISO 9001.
Vraag naar de werkwijze en software
Vraag het payroll bedrijf naar hun werkwijze en software. Het is belangrijk dat de werkwijze en software aansluiten bij jouw bedrijf en wensen. Daarnaast is het ook belangrijk om te kijken naar de mogelijkheden voor het integreren van de software met andere systemen.
Let op de juridische aspecten
Bij het uitbesteden van je payroll is het belangrijk om ook naar de juridische aspecten te kijken. Het payroll bedrijf wordt namelijk de juridische werkgever en is daarom verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving. Zorg daarom dat je goed op de hoogte bent van de juridische aspecten en bespreek deze met het payroll bedrijf.
Payroll voor MKB
Payroll is vooral populair onder kleine en middelgrote bedrijven. Dit komt omdat MKB’ers vaak minder tijd en capaciteit hebben voor salarisadministratie en juridische zaken. Door payroll uit te besteden kunnen zij zich meer richten op de groei van hun bedrijf. Daarnaast kan het ook financieel aantrekkelijk zijn omdat het payroll bedrijf schaalvoordelen heeft.
Payroll oplossingen
Payroll bedrijven bieden verschillende oplossingen aan om je payroll uit te besteden. Zo kun je kiezen voor een full-service oplossing waarbij het payroll bedrijf verantwoordelijk is voor alle aspecten van de salarisadministratie. Daarnaast kun je ook kiezen voor een gedeeltelijke oplossing waarbij het payroll bedrijf bijvoorbeeld alleen de verloning verzorgt.
Payrolling voordelen en nadelen
Zoals bij elke keuze heeft ook payrolling voor- en nadelen. Hieronder bespreken we de belangrijkste voordelen en nadelen:
Voordelen:
Bespaar tijd en geld
Meer flexibiliteit in het aannemen van personen
– Minder administratieve rompslomp en minder kans op fouten
– Lagere risico’s op boetes en naheffingen
– Expertise en ondersteuning op het gebied van salarisadministratie en wet- en regelgeving
– Schaalvoordelen bij het uitbesteden aan een payroll bedrijf
Nadelen:
– Minder controle over de salarisadministratie en de juridische aspecten
– Mogelijk hogere kosten dan zelf de salarisadministratie verzorgen
– Afhankelijkheid van het payroll bedrijf
Payroll offerte
Als je besluit om je payroll uit te besteden, is het verstandig om meerdere offertes aan te vragen. Zo kun je verschillende payroll bedrijven met elkaar vergelijken en een weloverwogen keuze maken. Let bij het vergelijken niet alleen op de kosten, maar ook op de geboden diensten en de werkwijze van het payroll bedrijf.
Payroll advies
Als je nog twijfelt over het uitbesteden van je payroll, kun je ook advies vragen aan een payroll adviseur. Een payroll adviseur kan je helpen bij het maken van de juiste keuze en kan je informeren over de voordelen en nadelen van payroll.
Payroll software
Payroll bedrijven maken gebruik van payroll software om de salarisadministratie te verzorgen. Het is belangrijk dat de software aansluit bij jouw wensen en eenvoudig te integreren is met andere systemen. Daarnaast moet de software ook voldoen aan wet- en regelgeving en moet deze regelmatig worden geüpdatet.
Payroll juridische aspecten
Bij het uitbesteden van je payroll komen ook juridische aspecten kijken. Het payroll bedrijf wordt namelijk de juridische werkgever en is daarom verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving. Het is belangrijk om hier goed van op de hoogte te zijn en eventuele risico’s te bespreken met het payroll bedrijf.
Payroll werkwijze
Elk payroll bedrijf hanteert een andere werkwijze bij het uitbesteden van je payroll. Het is belangrijk om te kijken naar de werkwijze van het payroll bedrijf en deze af te stemmen op jouw wensen. Zo kun je bijvoorbeeld afspraken maken over de communicatie en de verwerking van de salarisadministratie.
Online payroll services
Steeds meer payroll bedrijven bieden online payroll services aan. Dit houdt in dat je via een online portal toegang hebt tot je salarisadministratie en loonstroken. Hierdoor kun je altijd en overal bij je gegevens en heb je real-time inzicht in je salarisadministratie.
Payrolling en arbeidsrecht
Bij payrolling komt ook arbeidsrecht kijken. Het payroll bedrijf wordt namelijk de juridische werkgever en is daarom verantwoordelijk voor de arbeidsrechtelijke aspecten. Het is belangrijk om hier goed van op de hoogte te zijn en eventuele risico’s te bespreken met het payroll bedrijf.
Conclusie
Het uitbesteden van je payroll kan veel voordelen bieden, zoals tijdsbesparing, meer flexibiliteit en expertise op het gebied van salarisadministratie en wet- en regelgeving. Het is belangrijk om goed te kijken naar de voor- en nadelen en de werkwijze van het payroll bedrijf voordat je een keuze maakt. Daarnaast is het verstandig om meerdere offertes aan te vragen en eventueel advies in te winnen bij een payroll adviseur. Met de juiste keuze kun je zorgeloos en efficiënt je salarisadministratie uitbesteden en je focussen op andere belangrijke zaken binnen je bedrijf.