Bij de meeste bedrijven tot ongeveer twintig medewerkers regelt een handige collega de ICT erbij. Dat werkt jarenlang, tot de ochtend waarop de server niet opstart en die collega net twee weken weg is. Het probleem is niet de kennis van die persoon, maar dat er geen tweede is en dat niets is vastgelegd.
Vier signalen dat het punt bereikt is
Er is geen actueel overzicht van welke apparaten in het netwerk hangen. Back-ups draaien wel, maar er is nooit een terugzetactie getest. Updates worden uitgesteld omdat niemand durft in te schatten wat er stukgaat. En bij een storing begint het uitzoekwerk bij nul, omdat er niets is vastgelegd over de inrichting.
Herkent een organisatie er twee of meer, dan is het beheer feitelijk al een risico geworden. Dat blijkt zelden op een rustig moment.
Wat beheer op afstand inhoudt
Uitbesteed beheer draait vooral om signalering. Schijven die vollopen, back-ups die falen, certificaten die verlopen en beveiligingsupdates die achterlopen worden opgemerkt voordat iemand er last van heeft. Dat verschuift het werk van reageren naar voorkomen, en daar zit het rendement.
Bij Pixelbyte, een ICT-bedrijf uit Alkmaar dat het MKB in Noord-Holland bedient, loopt dat samen met het netwerkbeheer. Switches, firewall, servers en werkplekken worden vanuit een overzicht bijgehouden in plaats van los van elkaar.
Beheer en ondersteuning zijn twee dingen
Beheer gaat over de infrastructuur, ondersteuning over de mensen die ermee werken. Bij het vergelijken van offertes worden die twee vaak door elkaar gehaald, en juist daar zitten de verschillen tussen aanbieders. Een printer die niet reageert, een mailbox die vol zit en een nieuwe medewerker die een werkplek nodig heeft vallen onder ondersteuning.
Op pixelbyte.nl staat het beheer van netwerk en systemen apart beschreven van de ondersteuning, inclusief wat er wel en niet onder valt. Dat is de eerste pagina om na te lopen voordat er iets wordt getekend.
Wat vooraf op orde moet zijn
Zorg dat bekend is welke software wordt gebruikt en op hoeveel licenties, waar de domeinnaam en de e-mail draaien, en wie er toegang heeft tot de beheeraccounts. Die laatste is de belangrijkste. Bedrijven komen er regelmatig pas bij een overstap achter dat de beheerderstoegang op naam staat van een oud-medewerker of een leverancier van tien jaar geleden. Dat oplossen kost meer tijd dan de hele migratie.
Kosten worden voorspelbaar, niet lager
Uitbesteden is zelden goedkoper dan een handige collega en dat moet ook niet het argument zijn. Wat een organisatie koopt is voorspelbaarheid: een vast bedrag per maand, een afgesproken reactietijd en iemand die aanspreekbaar is als het misgaat. Voor een bedrijf waar een dag stilstand duizenden euro’s kost, is dat een andere afweging dan de maandprijs alleen.